Politique de confidentialité

Ce que couvre cette politique

Cette politique explique comment nous collectons et utilisons des données personnelles par le site ama-ec.com, en anglais, en français et en néerlandais (le « site »), et dans les échanges qui suivent une demande envoyée par ce site. Nous traitons vos données conformément au règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679, le « RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Le site est une vitrine : vous pouvez le consulter sans compte et sans rien nous communiquer. Il ne collecte des données personnelles qu’à un seul endroit, le formulaire de contact, en plus des données techniques dont tout site a besoin pour servir ses pages en sécurité et, lorsque vous commencez à utiliser le formulaire, des données techniques que Google reCAPTCHA analyse pour le protéger contre le spam.

Cette politique ne couvre pas les sites vers lesquels le site renvoie, comme ice-berry, LinkedIn ou Google Maps, qui ont leurs propres politiques (voir « Autres sites »). Elle ne couvre pas non plus les données traitées dans le cadre d’un contrat avec AMA, comme un contrat de mission, de travail ou de services : ce contrat et les informations qui vous sont données à sa signature s’appliquent.

Les cookies et technologies similaires sont décrits dans notre Politique en matière de cookies, accessible en bas de chaque page. En bref, le site ne dépose lui-même aucun cookie et n’utilise aucun traceur ; ce n’est que lorsque vous commencez à utiliser le formulaire de contact que Google peut, par reCAPTCHA, déposer ou lire ses propres cookies.

Les données que nous collectons

Par le formulaire de contact, selon le cas que vous choisissez :

• Dans tous les cas : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone si vous le donnez et votre message (facultatif si vous cherchez un consultant ou un poste, obligatoire sinon).
• « Il me faut un consultant » : votre entreprise, le profil recherché, la date de démarrage souhaitée et, si vous la joignez, une description du poste.
• « Je cherche un poste » : votre poste actuel ou visé et, si vous le joignez, votre CV. Si vous postulez depuis une offre, le message est prérempli avec son intitulé et son lieu (« Candidature : poste — lieu »), que vous pouvez modifier.
• « Je veux un partenariat » : votre entreprise. « Autre chose » ne demande rien de plus que les champs communs à tous les cas.
• Avec chaque demande : le cas choisi et la langue de la page, pour orienter votre demande et vous répondre dans votre langue, ainsi que le jeton fourni par Google reCAPTCHA, pour vérifier que la demande ne provient pas d’un programme automatisé (voir « Google reCAPTCHA sur le formulaire de contact »).

Vous pouvez joindre un fichier, au format PDF ou Word et de 5 Mo au plus : tout ce qu’il contient nous parvient tel que vous l’avez envoyé. Le formulaire transmet votre demande par une connexion chiffrée (HTTPS) à un service hébergé par Amazon Web Services, qui la fait suivre à notre équipe par e-mail.

Lorsque vous visitez le site, automatiquement :

• Les données techniques que notre hébergeur, son réseau de diffusion de contenu et le service du formulaire peuvent enregistrer, comme tout serveur web : adresse IP, date et heure, page demandée, navigateur et système d’exploitation (user agent) et page d’où vous venez.
• La langue que vous choisissez avec le sélecteur EN / FR / NL, conservée uniquement dans votre navigateur (une entrée de stockage local nommée ama-lang) et jamais envoyée à un serveur.

Le site ne dépose lui-même aucun cookie et ne contient aucun outil de mesure d’audience, pixel publicitaire ni module de réseau social ; ses polices sont servies avec le site lui-même. Son seul script tiers est Google reCAPTCHA, qui protège le formulaire de contact contre le spam et n’est chargé que lorsque vous commencez à utiliser le formulaire (voir « Google reCAPTCHA sur le formulaire de contact »). Nous ne suivons pas votre navigation et n’en tirons aucun profil.

Lorsque nous vous répondons et que l’échange se poursuit, par e-mail, par téléphone ou lors d’un rendez-vous, nous traitons aussi ce que vous nous dites ou envoyez à cette occasion, pour les mêmes finalités.

Merci de ne nous envoyer que ce dont votre demande a besoin. N’indiquez dans votre CV, vos fichiers ou votre message aucune donnée sensible, comme des informations sur votre santé, votre origine raciale ou ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale ou votre orientation sexuelle, vos antécédents judiciaires, ou vos numéros de carte d’identité, de registre national ou de compte bancaire. Une photo est facultative. Si vous nous envoyez malgré tout de telles données, nous ne les utilisons pas et pouvons les supprimer ou vous demander une version qui ne les contient pas.

Vous êtes responsable de l’exactitude des données que vous nous envoyez. Si elles concernent aussi une autre personne, comme un collègue ou une référence, assurez-vous qu’elle en a été informée et ne s’y oppose pas.

Pourquoi nous les utilisons et sur quelle base

Nous utilisons vos données uniquement pour les finalités suivantes, chacune avec sa base légale au sens du RGPD :

• Répondre à votre demande, ce qui peut inclure un e-mail confirmant que nous l’avons reçue, et prendre les mesures que vous demandez avant tout contrat, comme vous proposer des consultants, étudier votre candidature ou discuter d’un partenariat : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD) et, lorsqu’aucun contrat n’est envisagé, notre intérêt légitime à répondre aux demandes que nous recevons (article 6.1.f).
• Gérer nos relations avec nos clients, candidats et partenaires, et assurer le suivi des échanges que vous engagez : notre intérêt légitime à exercer notre activité (article 6.1.f).
• Conserver votre dossier de candidat après votre candidature pour vous proposer d’autres missions, et présenter votre profil à un client : votre consentement (article 6.1.a), donné par la case à cocher du formulaire et, pour chaque client, lorsque nous vous le demandons (voir « Si vous postulez »).
• Sécuriser le site et le formulaire, prévenir les abus, le spam et la fraude, notamment en vérifiant avec Google reCAPTCHA qu’une demande envoyée par le formulaire ne provient pas d’un programme automatisé, et en assurer le fonctionnement : notre intérêt légitime à protéger nos systèmes, notre activité et le service que le formulaire vous offre (article 6.1.f).
• Conserver la preuve de nos échanges et constater, exercer ou défendre nos droits : notre intérêt légitime (article 6.1.f).
• Respecter nos obligations légales, par exemple en matière comptable, fiscale ou sociale, ou lorsqu’une autorité nous le demande légalement : obligation légale (article 6.1.c).

Le formulaire vous demande de cocher une case avant l’envoi. Dans le cas « Je cherche un poste », elle indique « AMA peut conserver ces informations pour me répondre et me proposer d’autres missions. » La cocher vaut consentement au sens ci-dessus. Dans les autres cas, elle indique « AMA peut conserver ces informations pour me répondre. » Elle confirme votre demande, que nous traitons alors sur les bases ci-dessus.

Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous l’avons mis en balance avec vos intérêts et vos droits. Vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir « Vos droits »).

Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en écrivant à operations@ama-ec.com. Ce retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait légalement auparavant.

Rien ne vous oblige, légalement ou contractuellement, à nous communiquer vos données, mais les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires pour traiter votre demande : sans eux, le formulaire ne peut pas être envoyé.

Nous ne vous inscrivons à aucune newsletter, nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas pour des finalités incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées.

Si vous postulez

Chaque candidature est lue par un recruteur, une personne chez AMA. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produirait des effets juridiques vous concernant ou vous affecterait de manière significative de façon similaire.

Votre profil n’est jamais transmis à un client sans votre accord pour ce client. Avant qu’un client ne le voie, nous vous contactons au sujet de la mission, et vous décidez.

En cochant la case de consentement du cas « Je cherche un poste », vous nous permettez de conserver votre dossier (le formulaire et votre CV) au-delà du poste pour lequel vous avez postulé, et de vous contacter pour d’autres missions qui correspondent à votre profil, pendant la durée prévue sous « Combien de temps nous les conservons ».

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en écrivant à operations@ama-ec.com. Nous cessons alors de vous proposer des missions et supprimons votre dossier, sauf si vous nous demandez de poursuivre une candidature en cours ou si la loi nous impose d’en conserver une partie.

Si vous devenez consultant AMA, comme salarié, comme indépendant ou sous un autre statut, vos données sont alors traitées dans le cadre de votre contrat et des informations qui vous sont données à ce moment-là.

Google reCAPTCHA sur le formulaire de contact

Pour protéger le formulaire de contact contre le spam et les abus automatisés, le site utilise reCAPTCHA v3, un service de Google fourni en Europe par Google Ireland Limited. Il est invisible : il ne vous demande de résoudre aucun test et fonctionne en arrière-plan.

Son fonctionnement :

• Moment du chargement : le script de Google n’est chargé que lorsque vous commencez à utiliser le formulaire de contact, la première fois que vous cliquez dans le formulaire (ou le touchez, sur un écran tactile) ou que vous y appuyez sur une touche. Jusque-là, rien n’est chargé depuis Google, même lorsqu’un bouton ou un lien vous amène au formulaire. Une fois chargé, il reste actif dans cet onglet de votre navigateur pendant le reste de votre visite.
• Ce qu’il analyse : des données techniques comme votre adresse IP, des informations sur votre navigateur et votre appareil, et vos interactions avec la page, pour distinguer les personnes des programmes automatisés. Pour cela, Google peut déposer ou lire des cookies sur son propre domaine et utiliser les cookies Google déjà présents dans votre navigateur (voir notre Politique en matière de cookies).
• Ce que reçoit AMA : lorsque vous envoyez le formulaire, reCAPTCHA fournit un jeton, que le formulaire envoie à AMA avec votre demande. Pour le vérifier, notre serveur transmet à Google ce seul jeton, sans votre adresse IP ni le contenu de votre demande, et reçoit en retour un score indiquant la probabilité que la demande provienne d’un programme automatisé. AMA ne conserve ni le jeton ni le score.
• Le résultat : si la vérification échoue, votre demande n’est pas transmise à notre équipe et le formulaire vous l’indique ; vous pouvez alors nous écrire à operations@ama-ec.com.
• L’usage qu’en fait Google : selon Google, les informations collectées par reCAPTCHA servent à améliorer ce service et à des fins générales de sécurité, et ne sont pas utilisées pour de la publicité personnalisée. Cet usage est régi par les Règles de confidentialité (policies.google.com/privacy) et les Conditions d’utilisation (policies.google.com/terms) de Google.
• La mention : le badge flottant de reCAPTCHA que Google affiche habituellement est masqué sur le site. À la place, une mention sous le bouton d’envoi du formulaire indique que le site est protégé par reCAPTCHA et que les Règles de confidentialité et les Conditions d’utilisation de Google s’appliquent, avec un lien vers chacune.

Nous nous fondons sur notre intérêt légitime à protéger le formulaire, et le service qu’il vous offre, contre le spam et les abus (article 6.1.f du RGPD). Si vous ne souhaitez pas que Google intervienne, n’utilisez pas le formulaire : écrivez-nous plutôt à operations@ama-ec.com, et nous traiterons votre demande de la même manière. Vous pouvez aussi vous opposer à ce traitement (voir « Vos droits »).

Qui reçoit vos données

Nous ne partageons vos données qu’avec :

• Les membres autorisés du personnel d’AMA qui en ont besoin pour traiter votre demande (recrutement, commercial, direction), tenus à la confidentialité.
• Les prestataires qui les traitent pour notre compte et uniquement sur nos instructions, dans le cadre d’un contrat qui les oblige à les protéger : Amazon Web Services, qui héberge le site et le service du formulaire, notre fournisseur de messagerie, et les outils informatiques et de recrutement que nous utilisons.
• Google, qui fournit reCAPTCHA (Google Ireland Limited et Google LLC) : il reçoit directement de votre navigateur les données techniques que reCAPTCHA analyse lorsque vous commencez à utiliser le formulaire de contact, et de notre serveur le jeton à vérifier, et traite ces informations selon ses propres conditions, comme le décrit la section « Google reCAPTCHA sur le formulaire de contact ».
• Nos clients : uniquement le profil d’un candidat, et uniquement avec son accord pour ce client.
• Les autorités publiques, juridictions et régulateurs, lorsque la loi l’exige, et nos conseils juridiques lorsque c’est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits.
• Un acquéreur ou successeur, en cas de fusion, de cession ou de transfert de tout ou partie de notre activité ; vos données continueraient alors d’être traitées pour les finalités prévues par cette politique.

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles, et nous ne les communiquons à personne à des fins de prospection pour son propre compte.

Transferts hors de l’Espace économique européen

Nous hébergeons vos données dans l’Union européenne. Le formulaire de contact, par exemple, est traité dans la région de Paris (eu-west-3) d’Amazon Web Services.

Pour se charger rapidement, les pages du site sont diffusées par Amazon CloudFront, un réseau de diffusion de contenu qui peut les servir depuis des serveurs proches de vous, y compris hors de l’Espace économique européen (EEE).

Certains de nos prestataires appartiennent à des groupes établis hors de l’EEE, comme Amazon Web Services aux États-Unis. Lorsque leurs services impliquent un transfert de données personnelles hors de l’EEE, celui-ci repose sur une décision d’adéquation de la Commission européenne (y compris le cadre de protection des données UE-États-Unis, ou EU-US Data Privacy Framework, pour les entreprises certifiées) ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Google reCAPTCHA est fourni en Europe par Google Ireland Limited. Les données qu’il collecte peuvent aussi être traitées par Google LLC, société établie aux États-Unis et certifiée au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework).

Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties, et une copie de celles-ci, en écrivant à operations@ama-ec.com.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire aux finalités ci-dessus :

• Demandes des entreprises et des partenaires, et autres demandes : le temps de les traiter, puis 3 ans après notre dernier contact. Si un contrat s’ensuit, pendant sa durée, puis pendant les délais légaux de prescription et de conservation comptable.
• Dossiers de candidats (formulaire et CV) : 2 ans après notre dernier contact, sauf si vous demandez leur suppression plus tôt ou retirez votre consentement. Si vous devenez consultant AMA, les règles de votre contrat s’appliquent.
• Journaux techniques : 12 mois au plus.
• reCAPTCHA : AMA ne conserve ni le jeton ni le score renvoyé par Google. Google conserve les données collectées par reCAPTCHA selon ses propres règles.
• Votre choix de langue (ama-lang) : dans votre navigateur, jusqu’à ce que vous l’effaciez.

À l’issue de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées. Nous ne les conservons plus longtemps que si la loi l’impose, ou le temps nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en cas de litige.

Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès, la divulgation, l’altération ou la destruction non autorisés. Le site et le formulaire ne sont servis que par des connexions chiffrées (HTTPS), l’accès à vos données est limité aux personnes qui en ont besoin, et nous choisissons nos prestataires pour les garanties qu’ils offrent.

Aucune transmission sur internet et aucun système de stockage n’est parfaitement sûr. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue des données que vous nous envoyez et, dans les limites permises par la loi, nous ne sommes pas responsables d’une interception ou d’une intrusion échappant à notre contrôle raisonnable. Si vous pensez que vos données ont été compromises, prévenez-nous sans délai à operations@ama-ec.com.

Si une violation de données personnelles est susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous la notifions à l’Autorité de protection des données et, lorsque le RGPD l’exige, nous vous en informons.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder à vos données et en obtenir une copie.
• Faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Faire effacer vos données, lorsque les conditions du RGPD sont remplies.
• Faire limiter le traitement de vos données, par exemple le temps que nous vérifiions un point que vous contestez.
• Recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les faire transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat et est effectué à l’aide de procédés automatisés.
• Vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, et vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, à toute utilisation de vos données à des fins de prospection.
• Retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués auparavant.
• Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui vous affecte de manière significative. Nous ne prenons aucune décision de ce type.

Pour exercer ces droits, écrivez à operations@ama-ec.com en précisant le droit que vous souhaitez exercer et, si possible, la demande ou la candidature concernée. Si nous avons des doutes raisonnables sur votre identité, nous pouvons vous demander les informations nécessaires pour la confirmer, et nous ne les utilisons qu’à cette fin.

Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses ; nous vous en informons alors dans le premier mois, en expliquant pourquoi.

L’exercice de vos droits est gratuit. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pouvons exiger des frais raisonnables ou refuser d’y donner suite, comme le permet le RGPD.

Certains droits ont des limites fixées par la loi : par exemple, même après une demande d’effacement, nous pouvons conserver les données nécessaires pour respecter une obligation légale ou défendre nos droits. Nous vous indiquons alors ce que nous conservons et pourquoi.

Réclamations

Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données, écrivez-nous d’abord à operations@ama-ec.com : nous ferons de notre mieux pour régler la question avec vous.

Vous avez aussi le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle belge :

• Autorité de protection des données
• Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
• Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
• E-mail : contact@apd-gba.be
• Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre de l’Union européenne où vous résidez ou travaillez, ou de celui où la violation alléguée a eu lieu, ou saisir les juridictions compétentes.

Autres sites

Le site affiche les dernières offres d’AMA publiées sur ice-berry (ice-berry.com), plateforme de recrutement et partenaire d’AMA. Elles sont récupérées lorsque le site est généré : les afficher n’envoie aucune donnée vous concernant à ice-berry.

À l’avenir, votre navigateur pourra actualiser cette liste directement depuis les serveurs d’ice-berry (api.ice-berry.com). Dans ce cas, ice-berry reçoit votre adresse IP et des données techniques sur votre navigateur, comme pour toute requête sur le web, sans cookie et sans aucune donnée du formulaire.

Un clic sur une offre, sur « Voir toutes les offres », sur « Publier une offre sur ice-berry » ou sur la recherche d’offres vous mène sur ice-berry. Si vous y postulez ou y créez un compte, ice-berry agit en tant que responsable du traitement distinct, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, et AMA n’est pas responsable de ce traitement. Lorsqu’une candidature faite sur ice-berry parvient à AMA, nous la traitons comme le décrit cette politique.

Le site renvoie aussi vers notre page LinkedIn et vers Google Maps pour notre adresse. Après l’envoi du formulaire, un bouton peut ouvrir votre messagerie en ligne (Gmail, Outlook, Yahoo Mail, iCloud Mail ou Proton Mail) : le site ne fait qu’ouvrir son adresse et n’envoie rien à ces fournisseurs.

Nous ne contrôlons pas ces sites et ne sommes pas responsables de leur contenu ni de la manière dont ils traitent les données personnelles. Une fois sur ces sites, leurs propres politiques s’appliquent : nous vous invitons à les lire.

Enfants

Le site s’adresse aux professionnels et aux personnes en recherche d’emploi en âge de travailler. Il n’est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans, et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si nous apprenons que nous avons reçu des données d’une personne de moins de 16 ans, nous les supprimons. Si vous êtes parent ou tuteur et pensez que c’est le cas, écrivez-nous à operations@ama-ec.com.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple lorsque le site, nos services ou la loi évoluent. La date en haut de cette page indique la version en vigueur, qui s’applique dès sa publication.

Si une modification change sensiblement la manière dont nous utilisons des données que nous détenons déjà, nous vous en informerons lorsque c’est approprié, par exemple par e-mail ou par un avis sur le site, et nous vous redemanderons votre consentement lorsque la loi l’exige.