Privacybeleid

Waarop dit beleid van toepassing is

Dit beleid legt uit hoe we persoonsgegevens verzamelen en gebruiken via de website ama-ec.com, in het Engels, Frans en Nederlands (de ‘site’), en in de contacten die volgen op een aanvraag via die site. We verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, de ‘AVG’) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De site is informatief: u kunt hem raadplegen zonder account en zonder ons iets mee te delen. Hij verzamelt alleen op één plaats persoonsgegevens, het contactformulier, naast de technische gegevens die elke website nodig heeft om zijn pagina’s veilig te tonen en, zodra u het formulier begint te gebruiken, de technische gegevens die Google reCAPTCHA analyseert om het tegen spam te beschermen.

Dit beleid geldt niet voor de websites waarnaar de site verwijst, zoals ice-berry, LinkedIn of Google Maps, die hun eigen beleid hebben (zie ‘Andere websites’). Het geldt evenmin voor gegevens die worden verwerkt in het kader van een overeenkomst met AMA, zoals een opdracht-, arbeids- of dienstenovereenkomst: dan gelden die overeenkomst en de informatie die u bij de ondertekening krijgt.

Cookies en vergelijkbare technologieën worden beschreven in ons Cookiebeleid, bereikbaar onderaan elke pagina. Kort gezegd: de site plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen tracking; alleen zodra u het contactformulier begint te gebruiken, kan Google via reCAPTCHA zijn eigen cookies plaatsen of uitlezen.

De gegevens die we verzamelen

Via het contactformulier, afhankelijk van uw keuze:

• In alle gevallen: uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer als u het opgeeft, en uw bericht (optioneel als u een consultant of een job zoekt, anders verplicht).
• ‘Ik heb een consultant nodig’: uw bedrijf, het gezochte profiel, de gewenste startdatum en, als u die toevoegt, een functiebeschrijving.
• ‘Ik zoek een job’: uw huidige of gewenste functie en, als u het toevoegt, uw cv. Solliciteert u vanuit een vacature, dan is het bericht vooraf ingevuld met de titel en de plaats ervan (‘Sollicitatie: functie — plaats’), wat u kunt wijzigen.
• ‘Ik wil partner worden’: uw bedrijf. ‘Iets anders’ vraagt niets meer dan de velden die alle keuzes gemeen hebben.
• Bij elke aanvraag: uw keuze en de taal van de pagina, zodat we uw aanvraag kunnen doorsturen en u in uw taal kunnen antwoorden, en het token van Google reCAPTCHA, zodat we kunnen nagaan dat de aanvraag niet van een geautomatiseerd programma komt (zie ‘Google reCAPTCHA op het contactformulier’).

U kunt één bestand toevoegen, in PDF- of Word-formaat en van maximaal 5 MB: alles wat erin staat, bereikt ons zoals u het hebt verstuurd. Het formulier stuurt uw aanvraag via een versleutelde verbinding (HTTPS) naar een dienst die door Amazon Web Services wordt gehost en die ze per e-mail aan ons team bezorgt.

Wanneer u de site bezoekt, automatisch:

• Technische gegevens die onze hostingprovider, zijn content delivery network en de dienst van het formulier kunnen registreren, zoals elke webserver: IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browser en besturingssysteem (user agent) en de pagina waarvan u komt.
• De taal die u kiest met de taalkeuze EN / FR / NL, alleen in uw browser bewaard (een item in de lokale opslag met de naam ama-lang) en nooit naar een server verstuurd.

De site plaatst zelf geen cookies en bevat geen analysetools, advertentiepixels of plug-ins van sociale netwerken; de lettertypen worden samen met de site zelf aangeboden. Het enige script van derden is Google reCAPTCHA, dat het contactformulier tegen spam beschermt en pas wordt geladen zodra u het formulier begint te gebruiken (zie ‘Google reCAPTCHA op het contactformulier’). We volgen uw surfgedrag niet en stellen er geen profiel mee op.

Wanneer we u antwoorden en het contact wordt voortgezet, per e-mail, telefonisch of tijdens een afspraak, verwerken we ook wat u ons dan vertelt of bezorgt, voor dezelfde doeleinden.

Gelieve ons alleen te sturen wat uw aanvraag nodig heeft. Vermeld in uw cv, uw bestanden of uw bericht geen gevoelige gegevens, zoals informatie over uw gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap of seksuele geaardheid, strafrechtelijke gegevens, of uw identiteitskaart-, rijksregister- of bankrekeningnummer. Een foto is optioneel. Stuurt u ons toch zulke gegevens, dan gebruiken we ze niet en kunnen we ze verwijderen of u om een versie zonder die gegevens vragen.

U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u ons stuurt. Gaat het ook om gegevens over iemand anders, zoals een collega of een referentie, zorg er dan voor dat die persoon daarvan op de hoogte is en er geen bezwaar tegen heeft.

Waarom we ze gebruiken en op welke grondslag

We gebruiken uw gegevens alleen voor de volgende doeleinden, elk met zijn rechtsgrond volgens de AVG:

• Uw aanvraag beantwoorden, eventueel met een e-mail die bevestigt dat we ze hebben ontvangen, en op uw verzoek stappen zetten vóór een overeenkomst, zoals consultants voorstellen, uw sollicitatie beoordelen of een samenwerking bespreken: maatregelen die op uw verzoek worden genomen voordat een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6.1.b AVG) en, als er geen overeenkomst in het vooruitzicht is, ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden op de aanvragen die we ontvangen (artikel 6.1.f).
• Onze relaties met klanten, kandidaten en partners beheren en de contacten opvolgen die u begint: ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten uit te oefenen (artikel 6.1.f).
• Uw kandidatendossier na uw sollicitatie bewaren om u andere opdrachten voor te stellen, en uw profiel aan een klant voorstellen: uw toestemming (artikel 6.1.a), gegeven met het vakje in het formulier en, voor elke klant, wanneer we het u vragen (zie ‘Als u solliciteert’).
• De site en het formulier beveiligen, misbruik, spam en fraude voorkomen, met name door met Google reCAPTCHA na te gaan dat een aanvraag via het formulier niet van een geautomatiseerd programma komt, en de werking ervan verzekeren: ons gerechtvaardigd belang om onze systemen, onze activiteiten en de dienst die het formulier u biedt te beschermen (artikel 6.1.f).
• Het bewijs van onze contacten bewaren en onze rechten vaststellen, uitoefenen of verdedigen: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f).
• Onze wettelijke verplichtingen nakomen, bijvoorbeeld op boekhoudkundig, fiscaal of sociaal vlak, of wanneer een overheid het ons wettig vraagt: wettelijke verplichting (artikel 6.1.c).

Het formulier vraagt u een vakje aan te vinken voor het verzenden. Bij ‘Ik zoek een job’ staat er ‘AMA mag deze gegevens bewaren om mij te antwoorden en mij andere opdrachten voor te stellen.’ Het aanvinken geldt als de toestemming hierboven. In de andere gevallen staat er ‘AMA mag deze gegevens bewaren om mij te antwoorden.’ Dat bevestigt uw aanvraag, die we dan op de grondslagen hierboven behandelen.

Wanneer we ons op ons gerechtvaardigd belang baseren, hebben we het afgewogen tegen uw belangen en rechten. U kunt er op elk moment bezwaar tegen maken (zie ‘Uw rechten’).

Wanneer we ons op uw toestemming baseren, kunt u die op elk moment intrekken door te schrijven naar operations@ama-ec.com. De intrekking doet geen afbreuk aan wat voordien rechtmatig is gebeurd.

U bent wettelijk noch contractueel verplicht ons uw gegevens te bezorgen, maar de velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om uw aanvraag te behandelen: zonder die velden kan het formulier niet worden verzonden.

We schrijven u niet in op een nieuwsbrief, we verkopen uw gegevens niet en we gebruiken ze niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met die waarvoor ze werden verzameld.

Als u solliciteert

Elke sollicitatie wordt gelezen door een recruiter, een persoon bij AMA. We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Uw profiel wordt nooit naar een klant gestuurd zonder uw akkoord voor die klant. Voordat een klant het te zien krijgt, nemen we contact met u op over de opdracht, en u beslist.

Door het toestemmingsvakje bij ‘Ik zoek een job’ aan te vinken, staat u ons toe uw dossier (het formulier en uw cv) te bewaren na de functie waarvoor u solliciteerde, en contact met u op te nemen over andere opdrachten die bij uw profiel passen, gedurende de termijn onder ‘Hoelang we ze bewaren’.

U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door te schrijven naar operations@ama-ec.com. We stellen u dan geen opdrachten meer voor en verwijderen uw dossier, tenzij u ons vraagt een lopende sollicitatie voort te zetten of de wet ons verplicht een deel ervan te bewaren.

Wordt u consultant bij AMA, als werknemer, als zelfstandige of onder een ander statuut, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van uw overeenkomst en van de informatie die u op dat moment krijgt.

Google reCAPTCHA op het contactformulier

Om het contactformulier te beschermen tegen spam en geautomatiseerd misbruik, gebruikt de site reCAPTCHA v3, een dienst van Google die in Europa wordt geleverd door Google Ireland Limited. reCAPTCHA is onzichtbaar: het vraagt u niets op te lossen en werkt op de achtergrond.

Zo werkt het:

• Wanneer het wordt geladen: het script van Google wordt pas geladen zodra u het contactformulier begint te gebruiken, de eerste keer dat u erin klikt of tikt, of er een toets indrukt. Tot dan wordt er niets van Google geladen, ook niet wanneer een knop of link u naar het formulier brengt. Eenmaal geladen, blijft het actief in dat tabblad van uw browser voor de rest van uw bezoek.
• Wat het analyseert: technische gegevens zoals uw IP-adres, informatie over uw browser en uw apparaat, en uw interacties met de pagina, om mensen van geautomatiseerde programma’s te onderscheiden. Daarvoor kan Google cookies op zijn eigen domein plaatsen of uitlezen en Google-cookies gebruiken die al in uw browser staan (zie ons Cookiebeleid).
• Wat AMA ontvangt: wanneer u het formulier verzendt, levert reCAPTCHA een token, dat het formulier samen met uw aanvraag naar AMA stuurt. Om het te controleren, stuurt onze server alleen dat token naar Google, zonder uw IP-adres of de inhoud van uw aanvraag, en ontvangt hij een score die aangeeft hoe waarschijnlijk het is dat de aanvraag van een geautomatiseerd programma komt. AMA bewaart het token en de score niet.
• Het resultaat: mislukt de controle, dan wordt uw aanvraag niet aan ons team bezorgd en meldt het formulier u dat; u kunt ons dan schrijven via operations@ama-ec.com.
• Het eigen gebruik door Google: volgens Google wordt de informatie die reCAPTCHA verzamelt, gebruikt om de dienst te verbeteren en voor algemene beveiligingsdoeleinden, en niet voor gepersonaliseerde advertenties. Dat gebruik valt onder het Privacybeleid (policies.google.com/privacy) en de Servicevoorwaarden (policies.google.com/terms) van Google.
• De vermelding: de zwevende reCAPTCHA-badge die Google gewoonlijk toont, is op de site verborgen. In plaats daarvan staat onder de verzendknop van het formulier dat de site door reCAPTCHA wordt beschermd en dat het Privacybeleid en de Servicevoorwaarden van Google van toepassing zijn, met een link naar beide.

We baseren ons op ons gerechtvaardigd belang om het formulier, en de dienst die het u biedt, tegen spam en misbruik te beschermen (artikel 6.1.f AVG). Wilt u niet dat Google erbij betrokken is, gebruik het formulier dan niet en schrijf ons in plaats daarvan via operations@ama-ec.com; we behandelen uw aanvraag dan op dezelfde manier. U kunt ook bezwaar maken tegen deze verwerking (zie ‘Uw rechten’).

Wie uw gegevens ontvangt

We delen uw gegevens alleen met:

• Gemachtigde medewerkers van AMA die ze nodig hebben om uw aanvraag te behandelen (rekrutering, sales, directie), die tot vertrouwelijkheid gehouden zijn.
• Dienstverleners die ze voor onze rekening en uitsluitend volgens onze instructies verwerken, op grond van een overeenkomst die hen verplicht ze te beschermen: Amazon Web Services, dat de site en de dienst van het formulier host, onze e-mailprovider, en de IT- en rekruteringstools die we gebruiken.
• Google, dat reCAPTCHA levert (Google Ireland Limited en Google LLC): het ontvangt rechtstreeks van uw browser de technische gegevens die reCAPTCHA analyseert zodra u het contactformulier begint te gebruiken, en van onze server het te controleren token, en verwerkt die informatie volgens zijn eigen voorwaarden, zoals beschreven onder ‘Google reCAPTCHA op het contactformulier’.
• Onze klanten: alleen het profiel van een kandidaat, en alleen met diens akkoord voor die klant.
• Overheidsinstanties, rechtbanken en toezichthouders, wanneer de wet het vereist, en onze juridische adviseurs wanneer dat nodig is om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
• Een koper of rechtsopvolger, bij een fusie, overname of overdracht van onze activiteiten of een deel ervan; uw gegevens zouden dan verder worden verwerkt voor de doeleinden in dit beleid.

We verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet en delen ze met niemand voor diens eigen marketing.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We hosten uw gegevens in de Europese Unie. Het contactformulier wordt bijvoorbeeld verwerkt in de regio Parijs (eu-west-3) van Amazon Web Services.

Om snel te laden, worden de pagina’s van de site geleverd via Amazon CloudFront, een content delivery network dat ze kan aanbieden vanaf servers dicht bij u, ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Sommige van onze dienstverleners behoren tot groepen die buiten de EER zijn gevestigd, zoals Amazon Web Services in de Verenigde Staten. Wanneer hun diensten een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER meebrengen, berust die op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het kader voor gegevensbescherming EU-VS, of EU-US Data Privacy Framework, voor gecertificeerde bedrijven) of op de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

Google reCAPTCHA wordt in Europa geleverd door Google Ireland Limited. De gegevens die het verzamelt, kunnen ook worden verwerkt door Google LLC, een bedrijf in de Verenigde Staten dat gecertificeerd is onder het kader voor gegevensbescherming EU-VS (EU-US Data Privacy Framework).

U kunt informatie over deze waarborgen, en een kopie ervan, verkrijgen door te schrijven naar operations@ama-ec.com.

Hoelang we ze bewaren

We bewaren uw gegevens alleen zolang de doeleinden hierboven dat vereisen:

• Aanvragen van bedrijven en partners, en andere aanvragen: zolang nodig om ze te behandelen, daarna 3 jaar na ons laatste contact. Volgt er een overeenkomst, dan gedurende de looptijd ervan en daarna gedurende de wettelijke verjaringstermijnen en boekhoudkundige bewaartermijnen.
• Kandidatendossiers (formulier en cv): 2 jaar na ons laatste contact, tenzij u eerder om verwijdering vraagt of uw toestemming intrekt. Wordt u consultant bij AMA, dan gelden de regels van uw overeenkomst.
• Technische logs: maximaal 12 maanden.
• reCAPTCHA: AMA bewaart het token en de score van Google niet. Google bewaart de gegevens die reCAPTCHA verzamelt volgens zijn eigen beleid.
• Uw taalkeuze (ama-lang): in uw browser, tot u ze wist.

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd. We bewaren ze alleen langer als de wet dat vereist, of zolang nodig om onze rechten in een geschil vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. De site en het formulier worden uitsluitend via versleutelde verbindingen (HTTPS) aangeboden, de toegang tot uw gegevens is beperkt tot de personen die ze nodig hebben, en we kiezen onze dienstverleners om de waarborgen die ze bieden.

Geen enkele overdracht via internet en geen enkel opslagsysteem is volledig veilig. We kunnen de absolute veiligheid van de gegevens die u ons stuurt dus niet garanderen en zijn, voor zover de wet het toelaat, niet aansprakelijk voor een onderschepping of inbraak buiten onze redelijke controle. Denkt u dat uw gegevens in gevaar zijn gebracht, meld het ons dan meteen via operations@ama-ec.com.

Houdt een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een risico in voor uw rechten en vrijheden, dan melden we die aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, wanneer de AVG dat vereist, brengen we u op de hoogte.

Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht om:

• Uw gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen.
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren.
• Uw gegevens te laten wissen, wanneer de voorwaarden van de AVG vervuld zijn.
• De verwerking van uw gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld terwijl we een punt nagaan dat u betwist.
• De gegevens die u ons hebt bezorgd, te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten doorgeven, wanneer de verwerking op uw toestemming of op een overeenkomst berust en via geautomatiseerde procedés gebeurt.
• Op elk moment bezwaar te maken, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, en op elk moment, zonder dat te moeten motiveren, bezwaar te maken tegen elk gebruik van uw gegevens voor direct marketing.
• Uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor.
• Niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en u in aanmerkelijke mate treft. We nemen zulke besluiten niet.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar operations@ama-ec.com, met vermelding van het recht dat u wilt uitoefenen en, indien mogelijk, de aanvraag of sollicitatie waarop het betrekking heeft. Hebben we redelijke twijfels over uw identiteit, dan kunnen we u de informatie vragen die nodig is om ze te bevestigen, en we gebruiken die alleen daarvoor.

We antwoorden binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Die termijn kan met twee maanden worden verlengd voor complexe of talrijke verzoeken; in dat geval laten we het u binnen de eerste maand weten, met de redenen.

De uitoefening van uw rechten is gratis. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, met name wegens hun repetitieve karakter, kunnen we een redelijke vergoeding vragen of weigeren gevolg te geven aan het verzoek, zoals de AVG toelaat.

Sommige rechten hebben wettelijke grenzen: zo kunnen we, zelfs na een verzoek tot wissing, de gegevens bewaren die we nodig hebben om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om onze rechten te verdedigen. We laten u dan weten wat we bewaren en waarom.

Klachten

Vindt u dat we uw gegevens niet correct behandelen, schrijf ons dan eerst via operations@ama-ec.com: we doen ons best om het samen met u op te lossen.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

• Gegevensbeschermingsautoriteit
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waar u woont of werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden, of de zaak voorleggen aan de bevoegde rechtbanken.

Andere websites

De site toont de recentste vacatures van AMA die op ice-berry (ice-berry.com) zijn gepubliceerd, een rekruteringsplatform en partner van AMA. Ze worden opgehaald wanneer de site wordt gegenereerd: bij het tonen ervan worden geen gegevens over u naar ice-berry gestuurd.

In de toekomst kan uw browser deze lijst rechtstreeks vernieuwen vanaf de servers van ice-berry (api.ice-berry.com). In dat geval ontvangt ice-berry uw IP-adres en technische gegevens over uw browser, zoals bij elk verzoek op het web, zonder cookies en zonder gegevens uit het formulier.

Een klik op een vacature, op ‘Bekijk alle vacatures’, op ‘Zet uw vacature op ice-berry’ of op de zoekfunctie voor vacatures brengt u naar ice-berry. Solliciteert u daar of maakt u er een account aan, dan treedt ice-berry op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid, en is AMA niet verantwoordelijk voor die verwerking. Wanneer een sollicitatie via ice-berry bij AMA terechtkomt, behandelen we ze zoals in dit beleid beschreven.

De site verwijst ook naar onze LinkedIn-pagina en naar Google Maps voor ons adres. Na het verzenden van het formulier kan een knop uw webmail openen (Gmail, Outlook, Yahoo Mail, iCloud Mail of Proton Mail): de site opent alleen het adres ervan en stuurt niets naar die providers.

We hebben geen controle over deze websites en zijn niet verantwoordelijk voor hun inhoud of voor de manier waarop ze met persoonsgegevens omgaan. Zodra u daar bent, geldt hun eigen beleid: we raden u aan het te lezen.

Kinderen

De site richt zich tot professionals en werkzoekenden op beroepsactieve leeftijd. Hij is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar, en we verzamelen niet bewust hun gegevens. Vernemen we dat we gegevens van een persoon jonger dan 16 jaar hebben ontvangen, dan verwijderen we ze. Bent u ouder of voogd en denkt u dat dit is gebeurd, schrijf ons dan via operations@ama-ec.com.

Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer de site, onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan deze pagina geeft de geldende versie aan, die van toepassing is vanaf de publicatie ervan.

Heeft een wijziging een aanzienlijke invloed op de manier waarop we gegevens gebruiken die we al hebben, dan laten we het u weten wanneer dat passend is, bijvoorbeeld per e-mail of met een bericht op de site, en vragen we opnieuw uw toestemming wanneer de wet dat vereist.